Estas aclaraciones definen los límites de nuestro trabajo de digitalización y catalogación. Buscamos que no queden dudas sobre qué incluye cada etapa y cómo se manejan los documentos originales.
El proceso de escaneo se realiza sobre el material que nos entregás. Una vez finalizada la captura y verificación de calidad, los originales se devuelven en el mismo orden en que fueron recibidos. No retenemos copias físicas ni realizamos destrucción de papel, salvo que lo solicites expresamente por escrito.
La indexación se hace según una plantilla de campos previamente acordada. Esto significa que cada documento se clasifica con los datos que vos definas: número de expediente, fecha, tipo documental, nombre, etc. Si el material no tiene una estructura clara, lo conversamos antes de empezar para ajustar la metodología.
Trabajamos con PDF/A para preservación a largo plazo y con archivos de imagen TIFF o JPEG 2000 cuando se requiere máxima fidelidad. La resolución de escaneo se define según el estado del papel y el uso previsto del archivo. No convertimos documentos a formatos editables tipo Word o Excel, porque eso altera la integridad del contenido original.
Tres organizaciones nos contaron cómo cambió su día a día después de ordenar sus expedientes con nuestro método de catalogación. No hablamos de promesas, sino de procesos verificables.
«Digitalizamos 14.000 legajos de personal acumulados desde 1998. El índice de consulta que diseñaron redujo la búsqueda de un expediente de 25 minutos a menos de uno. El equipo de recursos humanos dejó de interrumpir su tarea para atender pedidos internos.»
«El escaneo de los expedientes de obra del hospital fue impecable. Se respetó el orden original de cada carpeta y la calidad de imagen permite leer incluso las anotaciones al dorso. El índice por número de expediente y fecha nos sacó un dolor de cabeza enorme.»
«Lo que más valoro es que no solo entregaron PDFs. La estructura de metadatos que armaron para nuestras escrituras y contratos nos permite filtrar por cliente, tipo de documento y año sin depender de un sistema nuevo. El trabajo se hizo en silencio y sin interrumpir la operación.»
Cada proyecto de digitalización se mide por la velocidad de consulta y la integridad del archivo resultante. Estos son los indicadores que nos importan.